Forenklet generalforsamling i AS – hva er kravene?

Ordningen er praktisk i selskap med få aksjonærer, men det er ikke helt fritt frem. Loven stiller flere krav som må være oppfylt før generalforsamlingen kan avholdes etter den forenklede behandlingsmåten:

1. Samtlige aksjonærer må samtykke til en slik behandling av hver sak som skal opp på generalforsamlingen. Samtykke ved passivitet er sannsynligvis ikke tilstrekkelig, det kreves positivt samtykke fra aksjonærene.
2. Det er ikke krav til at alle aksjonærer deltar i behandlingen, men aksjonærene må være gitt anledning til å delta i behandlingen på en egnet måte. Ved sirkulering av innkalling, protokoll og øvrige dokumenter knyttet til generalforsamlingens vedtak, vil vi tro at dette kravet normalt sett er oppfylt.
3. Hvert av styremedlemmene – og dersom selskapet har revisor og daglig leder - skal ha anledning til å uttale seg om hver sak som skal opp for generalforsamlingen og hver av disse skal kunne kreve at saken behandles av generalforsamlingen i møte. På denne måten ivaretas deres interesse i at saken behandles forsvarlig.
4. Det må utferdiges en generalforsamlingsprotokoll som må angi at behandlingen har skjedd etter aksjeloven § 5-7. Protokollen skal oppfylle nærmere angitte krav etter loven, blant annet antall avgitte stemmer og hvor mange som har stemt for/imot. Protokollen skal dateres, underskrives av styrets leder og sendes samtlige aksjeeiere. Protokollen skal deretter arkiveres på en betryggende måte og holdes tilgjengelig for aksjeeierne hos selskapet.

Reglene åpner for en betydelig forenkling av generalforsamlingsbehandlingen ved at behandlingen kan være skriftlig, over telefon eller ved andre uformelle former for kontakt. Men det er fremdeles bestemmelser som ikke kan settes til side, slik som tingrettens kompetanse til å innkalle til generalforsamling.